Bekijk onze actuele projecten

Voor een overzicht van enkele actuele LSa projecten, klik hier.

Gebruikersbegeleiding Rijkswaterstaat bij overgang naar het Rijkskantoor Rijnstraat 8!

Als projectleider werkstijl is collega Riëtte Laanbroek verantwoordelijk voor de gebruikersbegeleiding van de bestuursstaf van RWS. In juni gaat (een deel van) RWS over naar het Rijkskantoor aan de Rijnstraat (Den Haag). Samen met vijf andere organisaties gaan zij met 6000 (fte) andere gebruikers flexibel werken in een uniform werkconcept. Riëtte vertelt kort wat over haar klus bij RWS.

Rijkswaterstaat is één van de organisaties die vanaf aanstaande juni worden ingehuisd in het nieuwe (gerenoveerde) Rijkskantoor aan de Rijnstraat 8. De vijf organisaties, ministeries van BZ en IenM (waaronder RWS), IND, COA en DT&V, zullen met elkaar aan de Rijnstraat flexibel werken, verspreid over de 16 verdiepingen. Op de Rijnstraat worden 6000 fte gehuisvest, werkzaam bij één van de vijf organisaties die gezamenlijk gebruik gaan maken van de werkomgeving en faciliteiten. Elke organisatie krijgt een eigen thuisbasis, bestaande uit twee vaste werkplekken. Dit is de thuisbasis waar bezoek kan worden ontvangen en de organisatie herkenbaar aanwezig is. Verder zijn alle werkplekken in principe voor iedereen beschikbaar en mag iedereen verspreid over de verdiepingen gebruik maken van de werk-, overlegplekken en lockers.  

Rijkswaterstaat werkt verspreid over het hele land op diverse (hoofd)locaties. De bestuursstaf is momenteel gehuisvest aan de Koningskade 4 en gaat straks over naar de Rijnstraat. Als onderdeel van IenM wordt de bestuursstaf van RWS vanaf 19 juni verhuisd. Voor de medewerkers van RWS betekent dit een andere manier van werken dan zij voorheen gewend waren. De tijd dat de collega’s een ‘eigen bureau’ hadden, is in de Rijnstraat voorbij. Daar bepaalt de activiteit welke werkplek je in gebruik neemt. Bijpraten met collega’s wordt straks gedaan bij een ontmoetingspunt. Kortdurend mails bijwerken kan op één van de aanlandplekken of bij een zitje in de gang. Natuurlijk is er ook voldoende ruimte voor bureauwerk; deze werkplekken bestaan uit een mix van open en gesloten plekken voor één of meer personen. Kortom: de activiteit bepaalt wáár je aan het werk gaat en wanneer én dit heeft gevolgen voor de wijze waarop men het werk organiseert.

Omdat de bestuursstaf van RWS steeds flexibeler gaat werken is het belangrijk dat alle randvoorwaarden zijn ingevuld om activiteitengericht te werken. Zo zijn de RWS collega’s uitgerust met mobiele devices zodat zij tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen werken én dus op kantoor, thuis of onderweg bereikbaar en beschikbaar kunnen zijn. Daarnaast is het noodzakelijk dat extra aandacht wordt besteed aan de vindbaarheid en bereikbaarheid in het nieuwe werkconcept én om met elkaar afspraken te maken over samenwerken en de werkprocessen. Als projectleider ‘werkstijl’ is Riëtte namens de Corporate Dienst van RWS verantwoordelijk voor het begeleiden van de gebruikers bij de overgang naar de Rijnstraat. Dit houdt in dat zij met het projectteam de overgang naar de nieuwe werkomgeving voor de gebruiker begeleidt. Immers, met 6000 fte flexibel werken in één pand vraagt om het anders organiseren van je werk!  

Daarom wordt over de assen van de verandering (ICT, documentaire informatie, digitaal werken, verhuizing en houding & gedrag) ingezet op interventies zoals informatiesessies, wereldcafés, trainingen anders werken, (inter)actieve communicatie, virtual reality rondleidingen en workshops. Op deze manier worden de gebruikers bewust gemaakt van de overgang naar de Rijnstraat en wat dat betekent voor hun manier van werken.

Met nog een kleine drie maanden tot de verhuizing worden de medewerkers voorbereid op deze nieuwe werkomgeving. Rijkswaterstaat is nu volop bezig met de voorbereiding van de overgang, het opruimen en schonen van de werkomgeving, het leren kennen van de nieuwe mobiele devices en het maken van werkafspraken. De komende weken staan er nog een aantal workshops gepland, waarin gebruikers kennis maken met de nieuwe manier van werken.

Projectleider Riëtte Laanbroek kijkt met veel plezier naar de ontwikkeling die gaande is: “De overgang naar de Rijnstraat gaat nu echt leven en de stappen worden concreet. Door de uitrol van de laptops zijn de medewerkers nu al in staat te experimenteren om flexibeler te gaan werken. Daarnaast zie je dat de Rijnstraat leeft, vooral tijdens de virtual Reality tour was het enthousiasme over het nieuwe gebouw groot! Nu op naar de aankomende periode, want er komen nog veel leuke trainingen op ons af die ons beter gaan helpen bij het activiteiten gericht werken.” 

Rijkswaterstaat verhuist in juni, Riëtte zal tot juni en daarna voor een stuk nazorg betrokken zijn bij dit project.