Huisvesting begint bij de gebruiker

Herinrichting gemeentehuis en nieuwe manier van werken bij Gemeente Diemen

De gemeente Diemen wilde bij het vormgeven van de nieuwe huisvestingsvisie en de daaraan gekoppelde herinrichting van het gemeentehuis de eindgebruiker betrekken. Bovendien moesten de nieuwe manier van werken van Diemen, het programmatisch werken, en het hybride werken vertaald worden in een nieuwe werkomgeving. De gemeente schakelde daarom LSa en draaijer+partners in. De drie partijen gingen in gesprek met Smart WorkPlace over hun samenwerking

De aanleiding voor de herinrichting van het gemeentehuis, dat in 2000 is neergezet, was tweeledig, vertelt Marco van Vliet, teamleider Gebouwen & Facilitaire Zaken bij de gemeente Diemen. “Ten eerste was de bestaande huisvesting verouderd. Daarnaast waren we bezig met een structuurwijziging en een nieuwe manier van werken, waarop de bestaande huisvesting niet langer aansloot. Het was nog echt een cellenkantoor, terwijl het in de nieuwe manier van werken draait om verbinding en het gemakkelijk bij elkaar binnen lopen.”

Diemen ‘22
Rob van Bijleveld, programmadirecteur bij de gemeente Diemen, plaatst het tweede punt in een breder perspectief: “We zijn als gemeente Diemen een organisatie-ontwikkeltraject aangegaan, genaamd Diemen ‘22. Bij het ontwikkelen van de huisvestingsvisie hebben we gekeken naar hoe we die visie konden laten aansluiten bij de nieuwe werkwijze zoals die in Diemen ‘22 is omschreven en hoe we het gebouw zo konden inrichten dat het samenwerken stimuleert. Verder willen we de interdisciplinaire samenwerking tussen teams versterken en zo het ‘wij­-gevoel’ optimaliseren. Om dat laatste een impuls te geven, is samen met het ontwikkeltraject het programmatisch werken één van de pijlers.”
Van Bijleveld gaat verder in op het programmatisch werken: “De gemeente Diemen is daar in april 2021 mee gestart. Het is een aanpak om – vooral bij grote thema’s, waarbinnen meerdere projecten lopen – meer integraal, teamoverstijgend en domeinoverstijgend te werken. Daarbij wilden we met één aansturingsprincipe werken binnen de organisatie. We zijn daarmee bij één programma gestart en hebben er inmiddels vier lopen. Daarnaast hebben we inmiddels een structuur inclusief opleidingsprogramma neergezet om die aanpak uit te rollen en te implementeren bij de gehele organisatie.”

Van Bijleveld noemt nog een andere programmalijn van Diemen ’22, de nieuwe visie met vijf kernwaarden: Bewust doen; Met lef; Leergierig; Verbindend; Open houding. “Ook deze kernwaarden komen terug in de huisvestingsvisie.” Omdat de twee aanleidingen – verouderde huisvesting en structuurwijziging plus nieuwe manier van werken – samen kwamen, besloot de gemeente Diemen breder te kijken. Van Vliet: “Uitgangspunt was: hoe kan het gemeentehuis zo goed mogelijk dienend zijn voor de manier van werken van de organisatie?”

Hybride werken
Daarbij zorgden de twee jaar Corona ervoor dat ook hybride werken een plaats kreeg in de huisvestingsvisie. Van Vliet: “Omdat we hechten aan korte lijnen en elkaar ontmoeten, is daarbij het uitgangspunt dat medewerkers minimaal 60 procent op kantoor zijn en maximaal 40 procent thuis werken. Omdat de werkzaamheden per team heel divers zijn, is er wel een verschil hoe dit per team wordt ingevuld.” Van Bijleveld legt uit waarom naar kantoor komen voor een organisatie als de gemeente Diemen zo belangrijk is: “Ons bestaansrecht als organisatie ontlenen we aan het verbinding zoeken met elkaar. We lopen gemakkelijk bij elkaar binnen en hebben korte lijnen tussen medewerkers maar ook met het bestuur. Dat is altijd van belang en helpt bij integraal samenwerken.” De percentages zijn een uitgangspunt, maar zeker niet in beton gegoten. Van Bijleveld: “Als we als organisatie verder groeien, kunnen we dat binnen de bestaande huisvesting opvangen, bijvoorbeeld door de 60­40 verdeling meer te verschuiven naar 50­50. Daarnaast zullen we de nieuwe manier van werken moeten ervaren en ook dat kan nog tot verschuivingen leiden.”

Bij het hele proces rond de huisvestingsvisie was het van groot belang dat de eindgebruiker werd betrokken. Het was ook een van de voornaamste redenen waarom de gemeente Diemen besloot draaijer+partners en LSa in te schakelen. Van Bijleveld vertelt hoe de gemeente Diemen het betrekken van eindgebruikers heeft aangepakt: “We hebben bij het opstellen van de huisvestingsvisie een aantal sessies gehouden, waarvoor mensen zich konden opgeven. Bij de eerste sessies konden de medewerkers input geven, bij de tweede sessies konden ze zien of de input goed verwerkt was. Bij elke sessies waren minimaal twee mensen per team aanwezig. Daarnaast was de Ondernemingsraad bij het proces betrokken.” Bij de sessies kwamen verschillende aspecten aan de orde, variërend van duurzaamheid en gezondheid tot hybride en activiteit gerelateerd werken en elementen als groen en kleur en sfeer en beleving.

Duo+
Het gemeentehuis in Diemen wordt niet alleen gebruikt door medewerkers van de gemeente Diemen. Het biedt sinds 2016 ook onderdak, met name op de derde verdieping, aan een kleine 50 medewerkers van Duo+, een uitvoeringsorganisatie voor de gemeenten Diemen, Uithoorn en Ouderkerk aan de Amstel. Van Bijleveld: “Ook de medewerkers van Duo+ hebben we daarom via sessies betrokken bij het proces rond de huisvestingsvisie. Uitgangspunt daarbij was dat we ze door de herinrichting meer wilden betrekken bij de rest van de organisatie. Omdat ze nu apart zitten op de derde verdieping ontmoet je elkaar te weinig en weet je dus ook niet goed wat je van elkaar kunt verwachten.”

Partner
Daar waar Van Vliet en Van Bijleveld voor een verbouwing hun hand niet omdraaien, ging het opstellen van een complete huisvestingsvisie en een daaraan gekoppelde herinrichting een flinke stap verder. Van Vliet: “Zo’n proces doen we niet dagelijks, vandaar dat we daarvoor echt een goede partner zochten. En die hebben we in draaijer+partners en LSa gevonden. We hadden met Diemen ‘22 wel een helder verhaal, maar wilden begeleiding bij het traject om dat te vertalen in een nieuwe huisvestingsvisie, een nieuwe manier van werken en een heringericht gebouw.” Jacqueline van der Aa, projectmanager huisvesting en vastgoed bij LSa, haakt daarop in en voegt nog een belangrijk element toe: “De belangrijkste opgave die de gemeente Diemen aan ons voorlegde, was: we willen de eindgebruiker betrekken bij het vormgeven van de nieuwe huisvestingsvisie en het nieuwe concept. Dat vonden we een mooie vraag, want dat is juist waar we als LSa en draaijer+partners voor staan: de huisvesting begint bij de gebruiker!”

Van Bijleveld maakt vervolgens een vergelijking met het organisatieontwikkeltraject Diemen ’22: “Samen met draaijer+partners en LSa hebben we geconstateerd dat het proces rondom de huisvestingsvisie best een eenzijdig ingestoken verhaal was, waarbij we weliswaar wel informatie hadden opgehaald bij de eindgebruikers, maar deze vervolgens niet hadden getoetst bij hen.”

Het betrekken van de eindgebruikers bij de huisvestingsvisie leidde er volgens Van Bijleveld toe dat activiteitgerelateerd werken een prominentere plek kreeg dan voorheen in Diemen ’22. Hetzelfde gold voor het teamoverstijgend ontmoeten. Van der Aa: “De bijstellingen hadden ook tot gevolg dat de doelstelling mede werd om een werkplek te creëren, waar medewerkers zich prettig voelen en waar ze graag naartoe willen komen.” Melissa Jongerius, huisvestingsadviseur gezonde en sociale omgevingen bij draaijer+partners, nuanceert: “In het concept voor de herinrichting staat nadrukkelijk dat de nieuwe werkomgeving een fijne plek moet zijn om te ontmoeten en samenwerken, maar dat er ook voldoende plekken zijn waar medewerkers geconcentreerd een complex beleidsstuk kunnen schrijven.” Van Vliet knikt instemmend: “Als een medewerker dat door omstandigheden thuis niet kan, moet hij daarvoor ook in het gemeentehuis de gelegenheid hebben.” En dat raakt precies de kern waar het bij de herinrichting om draait. Van Vliet: “Natuurlijk is ontmoeten belangrijk, maar het uitgangspunt van de herinrichting van het gemeentehuis is dat we hier werken.” Van der Aa: “Dat kwam ook duidelijk bij de gebruikerssessies naar voren: de nieuwe werkomgeving moet niet alleen prettig, maar ook professioneel zijn.”

Drie huisvestingsscenario’s
Jongerius vervolgt: “Dat hebben we vertaald in een rust en reuring­concept. Het gebouw bestaat in feite uit een kern met twee vleugels. In de kern van het gebouw, waar je de meeste ‘verkeersstromen’ hebt en de ontmoetingen eigenlijk automatisch plaatsvinden, draait het om reuring. Hier worden plekken gecreëerd voor ontmoeten en samenwerken. Naarmate je verder in de vleugels komt, draait het steeds meer om concentratie en een rustige werkomgeving. Vervolgens hebben we in drie scenario’s gekeken hoe we dit huisvestingsconcept konden vormgeven in het gemeentehuis. Daarbij is het meest ingrijpende dat we de complete werkomgeving binnen het gebouw opnieuw inrichten.”

Van Bijleveld vervolgt: “Het huisvestingsconcept is in feite een programma van eisen met uitgangspunten richting architecten om tot een ontwerp te komen. Daarbij willen we voorkomen dat we met de drie scenario’s de architect in een bepaalde richting duwen. Want misschien komt hij op basis van het programma van eisen en de uitgangspunten aan de hand van zijn eigen creativiteit wel met een vierde scenario, dat nog veel beter past. In die zin zijn de scenario’s een toetsdocument om te kijken of de architect wel op de goede koers zit en of dat wat we in de huisvestingsvisie hebben bedacht wel past als je naar de bezetting kijkt.” Van der Aa: “De scenario’s geven een bepaalde richting, maar de uitkomst zou bijvoorbeeld ook een combinatie van meerdere scenario’s kunnen zijn.” Jongerius: “Met de drie scenario’s is in feite al wat voorwerk gedaan richting de architect.”

Planning
Het is de bedoeling dat er eind 2022, begin 2023 een uitvoeringsgereed definitief ontwerp ligt en dat dan ook de aannemer is geselecteerd. Van Bijleveld ziet ondertussen de urgentie: “Nu er weer complete teams aanwezig zijn, merken we dat het best krap is.” Van Vliet verwacht dat het vanaf de start van de werkzaamheden nog een jaar zal duren, voordat de gemeente Diemen in het gemeentehuis volledig volgens het nieuwe huisvestingsconcept zal gaan werken. In die overgangsperiode hanteert de gemeente Diemen nog een globale verdeling van 50 procent thuiswerken en 50 procent op kantoor. Van Bijleveld: “Wanneer alles klaar is, wordt de eerdergenoemde verdeling van maximaal 40 procent thuiswerken en minimaal 60 procent op kantoor een duidelijk uitgangspunt.”

Foto: Jacqueline van der Aa (LSa), Melissa Jongerius (draaijer+partners), Marco van Vliet (gemeente Diemen) en Rob van Bijleveld (Gemeente Diemen). Fotograaf: Patrick Post.