Samenwerken vanuit partnerschap

Rijkswaterstaat wil meer inzicht krijgen in het gebruik van haar kantoren. Voor de uitvoering van zogenoemde bezettingsgraadmetingen ging de rijksdienst een meerjarige samenwerking aan met LSA. Jop van Hall van RWS en Joost Bonnema van LSA in gesprek.

De opdracht heeft de vorm van een meerjarige samenwerking. Waarom?

Van Hall: ‘Wij willen voor strategische vraagstukken geen traditionele klant-leverancier-relatie. We zochten naar een samenwerking waarbij we elk jaar samen kijken welke behoefte er ligt vanuit de interne klant van RWS en hoe we het eindproduct kunnen optimaliseren.  

Bonnema: ‘Dat past bij hoe we als LSA tegen opdrachtgevers aankijken, dat we inzetten op strategische partnerschappen. Door continue in gesprek te blijven kun je elk jaar nog meer uit de samenwerking halen en je meerwaarde opbouwen. Door structureel samen te werken aan metingen én interpretatie ontstaat een fundament voor strategische beslissingen die recht doen aan de praktijk.

Waarom zijn bezettingsgraadmetingen nodig?

Van Hall: ‘Het is belangrijk om kennis te nemen van hoe de kantoren – en dan gaat het om rijks- en districtskantoren en verkeercentrales – gebruikt worden. Er wordt continu gesproken over het zo efficiënt mogelijk benutten van werkplekken, of het nu bureaus zijn of vergaderkamers. Ter illustratie: per fulltimebaan is nog maar 0,5 werkplek beschikbaar. Corona gaf daar een andere dimensie aan. Voor de pandemie was er vooral sprake van overbezetting, maar sinds de opkomst van het thuiswerken is niet elke werkplek dagelijks bezet. Hoe moet je daarop inspelen, welke ingrepen zijn legitiem? Bezettingsgraadmetingen helpen om op basis van objectieve data inzicht te krijgen.’

Bonnema: ‘Ze helpen om verantwoording af te leggen over de keuzes die je als organisatie maakt omtrent huisvesting. Over bijvoorbeeld nieuwbouw of herinrichting.’

Waarom is LSA de geëigende partij voor deze klus?

Van Hall: ‘We wilden meer dan kale metingen en data. We waren op zoek naar interpretatie en advies – het team van LSA bood dat aan.’

Bonnema: ‘Deze opdracht vergt nogal wat. In slechts twee weken meer dan dertig locaties doorlichten, en vervolgens alle data analyseren en interpreteren om tot bruikbare conclusies en aanbevelingen te komen. Wij en onze partner Measuremen hebben de ervaring en capaciteit om zo’n klus te klaren, om hiervoor een compleet projectbureau op te tuigen.’

Hoe gaat dat meten in zijn werk?

Bonnema: ‘Alle werkplekken, dus ook zitjes, belhokken en vergaderzalen worden twee weken lang en acht keer per dag “gemeten”. Oftewel: er wordt bijgehouden of een plek in gebruik is en op welke manier. Soms is dat computerwerk, soms zit iemand te bellen. Het komt voor dat de observant een koffiekop ziet staan of een jas ziet hangen. Dan is de plek wel bezet, maar niet in gebruik.’

Van Hall: ‘Voor vergaderkamers geldt hetzelfde. Als we twee mensen in een ruimte voor tien personen zien, noteren we: 100% bezet, 20% benut op dat moment.’

Waarom moet alles in twee weken?

Bonnema: ‘Om gelijkwaardigheid tussen kantoren te creëren. Zulke feitelijk cijfers zijn best confronterend voor mensen – omdat ze niet altijd rijmen met hun ervaringen. Ze hebben dan de neiging om naar verklaringen te zoeken.’

Van Hall: ‘Precies. Door alles in dezelfde twee weken te meten, voorkom je discussies tijdens de presentatie. Dat mensen zeggen: die week telt eigenlijk niet, want toen hadden we een evenement. Of toen werkte een deel ergens anders.’

Wat blijkt uit de analyse van de data?

Bonnema: ‘Door filters toe te passen brengen we in beeld op welke dagen, zoals de dins- en donderdagen, er pieken zijn. Je kan zien waar welke activiteiten voorkomen, en waar en hoe vaak plekken bezet worden gehouden, maar niet in gebruik zijn. Welke delen of verdiepingen zijn luw, welke druk? Hierdoor kun je in algemene zin iets zeggen over hoe een pand gebruikt wordt en hoe het gedrag over een week verloopt.’

Om zo tot oplossingen te komen.

Van Hall: ‘Zo makkelijk gaat dat niet. Al die data zeggen veel, maar tegelijkertijd niks. Wat voor mij telt is dat zo’n analyse laat zien dat zaken genuanceerder liggen dan ze op het eerste oog lijken.’

Bonnema: ‘Als je leest dat een kantoor over een periode van een week voor maar 33 procent bezet is, kun je al gauw overgaan tot een reductie van werkplekken of het afstoten van een gebouw. Maar als je dieper in de data duikt, zie je dat op sommige dagen sprake is van grote pieken waarbij de meeste werkplekken gewoon in gebruik zijn. Of dat sommige afdelingen de hele week door drukbezet zijn. Wat ik wil zeggen is dat je ervoor moet waken dat mensen met data aan de haal gaan, omdat het in hun straatje past.’

Van Hall: ‘Daarom is het goed dat een externe partij als LSA die rapportages oplevert en toelicht. Dat is veel geloofwaardiger voor onze eindgebruikers dan dat ik dit vanuit “het hoofdkantoor” kom vertellen.’

Wat zijn eyeopeners?

Van Hall: ‘Uit de data blijkt dat sta-zit bureaus amper staand gebruikt worden als ze in gebruik zijn. Terwijl iedereen roept dat ze nodig zijn – want we zitten te veel. Betekent dit dat we ze wegdoen? Nee, natuurlijk niet. We gaan juist er op wijzen welke bureaus ook staand gebruikt kunnen worden, maar dat bewegen de beste remedie is tegen het te veel zitten, niet alleen staan.’

Bonnema: ‘Hier komt wat wij de mindset noemen om de hoek kijken. Dat gaat over voorlichting, dat mensen weten wat er is en dat ze leren worden om het ook te gebruiken.’

Van Hall: ‘Ook interessant: dat je per verdieping kan kijken. Op een van onze locaties blijkt een verdieping ook tijdens pieken rustig te zijn. Daar liggen dus mogelijkheden voor overloop.’

Dit zijn harde data, kwantitatief dus. Ik heb begrepen dat je ze kan verrijken met kwalitatief onderzoek, bijvoorbeeld door interviews te houden.

Bonnema: ‘Het klopt dat we nu niet altijd weten waarom dingen zo zijn. Een werkplek kan bijvoorbeeld vanwege de ligging bij de entree of om klimatologische redenen niet in trek zijn. In andere projecten werken we met 60-secondeninterviews om mensen te bevragen op waarom ze ergens gaan zitten, hoe ze een werkomgeving ervaren.’

Bonnema: ‘We willen meer kruisverbanden leggen tussen regio’s, ook om te zien hoe kantoren zich onderling tot elkaar verhouden. En dat we geleidelijk aan over moeten gaan tot adviseren, juist omdat we data steeds beter leren begrijpen en meer van onze eigen expertise kunnen inbrengen.’

De kracht van deze samenwerking zit in het gezamenlijke eigenaarschap: aan de ene kant een organisatie die wil leren en onderbouwen, aan de andere kant een partner die meedenkt en adviseert. Door data niet als eindpunt, maar als vertrekpunt te zien, ontstaat een waardevolle dialoog over gebruik, gedrag en betekenis. Dáárin schuilt de werkelijke winst van strategisch partnerschap bij huisvestingskeuzes. Met als resultaat dat huisvesting niet alleen efficiënter, maar vooral ook toekomstbestendiger wordt.