Huisvesting koppelen aan de organisatie

Samen met collega’s en opdrachtgevers werkt Femke Hamelink aan diverse huisvestingsprojecten. Als adviseur en projectmanager zoekt zij naar de balans tussen de meegegeven kaders en randvoorwaarden én de wensen van de eindgebruiker.

Hoe bevalt het bij LSa?

Ik vind het interessant om te zien hoe (kantoor)omgevingen worden ingezet. Soms sluit dit heel goed aan bij hoe de medewerkers het willen gebruiken, maar in meerdere gevallen ook absoluut niet. We werken bij LSa met een relatief klein team. Dat werkt fijn, omdat je goed weet wat ieders expertise is en wat je aan elkaar hebt. Daarnaast vind ik mijn werkzaamheden in uitdagende projecten tof om te doen, vind ik de diversiteit binnen projecten fijn en geloof ik in de integrale aanpak die we hebben. Binnen deze aanpak wordt huisvesting gekoppeld aan de organisatie en worden deze aspecten constant met elkaar verbonden. Organisatieveranderingen hebben invloed op de huisvesting (en andersom), maar wij kijken ook mee naar alle bijkomende aspecten.

Vertel eens wat meer over dat organisatiegericht huisvesten?

We zijn vaak al in een vroeg stadium bij een project in de organisatie betrokken. Een voorbeeld hiervan is meedenken over een nieuw huisvestingsbeleid waarbij de werkactiviteiten in kaart worden gebracht. Hierdoor kan er vanuit het nulpunt worden meegedacht over de (kantoor)omgeving en kunnen we dit optimaal laten aansluiten bij het werkproces. We vangen alle signalen op en verplaatsen ons in de gebruiker. Zo is het per persoon verschillend waar hij of zij graag werkt per werkactiviteit. Dit is belangrijk om mee te nemen in huisvestingsconcepten.

Wanneer je het huisvestingsplan succesvol wilt doorvoeren, heb je de betrokkenheid en het draagvlak van alle afdelingen nodig. Wanneer de manier van werken wordt aangepast in een organisatie, moet vanuit ICT meestal ook wat veranderen. Zeker nu we steeds meer hybride werken, heb je goede tools nodig voor de vindbaarheid van collega’s, aangezien zijn meer verspreid werken.

Wat ik boeiend vind, is dat er veel meer bij dit soort projecten komt kijken dan je eerst zou denken en hier kan LSA heel goed in ondersteunen. Daarbij kan dus de herhuisvestingsopgave waarmee het project begint, een startpunt zijn voor andere veranderingen in de organisatie. De ontwikkelingen volgen en hiermee een bijdrage leveren aan de huisvestingsoptimalisatie in organisaties vind ik erg leuk om te doen.

Wat is in jouw werk de grootste uitdaging?

Het zo optimaal mogelijk ondersteunen van de primaire processen en het projectmanagement. Ik houd van het analyseren van werkprocessen en dit vertalen naar duidelijke overzichten zodat het voor iedereen te begrijpen is. Dit kan bijvoorbeeld een uitgebreide planning, een vlekkenplan of een analyse met wensen van medewerkers zijn. Duidelijke overzichten creëren maakt uiteindelijk dat de projecten die we managen beter te begrijpen zijn voor iedereen. Daarnaast kan het uitdagend zijn de verbinding te vinden tussen de kaders en randvoorwaarden vanuit de organisatie en de wensen vanuit de eindgebruiker.

Mijn doel is om een stimulerende werkomgeving creëren, omdat ik dit persoonlijk ook belangrijk vind. Ik kan echt opleven van een kantooromgeving waarin ik voor iedere verschillende werkactiviteit een geschikte plek kan vinden, zowel wat betreft indeling van ruimten als meubilair. Ik gun anderen ook een inspirerende werkomgeving, passend bij de specifieke werkactiviteiten en processen.

Sfeer in huisvesting is dus belangrijk

Naast werken en vergaderen is het informeel ontmoeten van elkaar ook een activiteit. Daarvoor moet dus een passende ruimte worden gerealiseerd. Er komt steeds meer aandacht voor dit sociale aspect door middel van bijvoorbeeld huiskamers, die worden gecreëerd zodat collega’s elkaar kunnen ontmoeten in een informele sfeer. Het kantoor voelt niet meer aan als enkel een plek om te werken. Uiteraard geldt dat het wel moet passen bij de organisatie. Dit maakt dat ieder project maatwerk is.

Werk je alleen aan standaard kantooromgevingen?

Nee, ik werk ook aan projecten in hoog beveiligde omgevingen met kantoren en andere typen ruimten. Deze omgevingen zijn complexer omdat je continu moet stilstaan bij het delen van informatie en aanvullende specificaties in bijvoorbeeld de toegang tot het gebouw. Ook vinden overleggen vaker op locatie plaats in verband met de gevoeligheid.

Wat is er zo leuk aan werken bij LSa?

We hebben een gezellig team van collega’s waarbij iedereen anders is en de sfeer goed is. We werken per project in een ander team waardoor ik van iedere collega weer wat anders kan leren. Op deze manier kan ik van iedere aanpak een bepaald aspect meenemen en hierdoor mezelf blijven ontwikkelen.

Ik kom op bijzondere locaties en bij heel verschillende organisaties voor projecten. Die diversiteit spreekt me erg aan. Je bent nooit op 1 dezelfde locatie aan het werk en je kunt je werk goed zelf indelen, dat vertrouwen wordt gegeven vanuit LSa. Mijn werkzaamheden variëren per week; er vindt veel in- en extern overleg plaats over de voortgang van projecten, verder ben ik op locatie aanwezig om af te stemmen met project- en ontwerpteams en ik werk diverse overzichten en rapportages uit.

Momenteel werk ik met 2 collega’s samen aan een groter nieuwbouwproject waarbij we veel overleg hebben met de gebruikers en het ontwerp- en projectteam. Hierbij voeren we ook een stuk gebruikersbegeleiding uit voor de nieuwe werkomgeving. Op deze manier wordt ook hier een passende kantooromgeving gerealiseerd in de nieuwbouw. Ik vind het goed om gebruikers nauw te betrekken bij dit soort trajecten. Op deze manier worden huisvestingsoplossingen ontworpen welke goed aansluiten bij de werkprocessen.

Hoe ziet jouw toekomst bij LSa eruit? 

Ik wil groeien als projectmanager, momenteel doe ik dit in de projecten waar ik bij betrokken ben en ook door samen met collega’s de PRINCE2 training te volgen. Daarnaast ben ik persoonlijk ook geïnteresseerd in duurzame oplossingen in gebouwen.

Ik wil graag leren werkproces analyses nog beter af te stemmen op huisvestingsprojecten. Binnen LSa krijg ik de mogelijkheid hierin te groeien; er is altijd een gesprek mogelijk over wensen van collega’s.