Huisvesting kansen na corona

Na een lange periode van thuiswerken, keren we weer terug naar kantoor. Het ultieme moment om na de shock van de crisis goed na te denken over hoe we ons werk eigenlijk in willen richten, stellen Joost Bonnema en Charlotte van der Linden van LSa. ‘Corona heeft ons een unieke kans geboden voor hybride werken. We moeten nu de moed hebben om oude patronen los te laten en nieuwe oplossingen te omarmen.’

Als het om huisvesting gaat, geldt: form follows function. Huisvesting is geen ding op zich, maar een logisch gevolg van wat een organisatie doet. Het doel van een gebouw is de organisatie te ondersteunen in haar werkprocessen. Huisvesting begint daarom altijd met de hamvraag: waarom besta je als organisatie? De huidige terugkeerfase na corona is een ultieme kans voor organisaties om daar met elkaar naar te kijken.

LSa werkt al 25 jaar vanuit die integrale aanpak en Joost en Charlotte vinden het dan ook mooi om te zien dat deze gedachte nu breed wordt omarmd in de maatschappij. ‘Wat dat betreft zien we deze tijd als een cadeau’, stelt Joost. ‘We zien dat dit onderwerp ineens op alle directie- en bestuurstafels als belangrijk topic is ontstaan. Nu de urgentie er is, grijpen we het moment om serieus na te denken over het vormgeven van huisvesting die bij je past als organisatie, als collega’s.’ Dat is volgens Charlotte een goede zaak, want een kantoor is veel meer dan alleen een verzameling stenen. ‘Het symboliseert de boodschap van de organisatie en geeft betekenis.’

Nieuwe oplossingen omarmen

‘Juist door de lessen die we geleerd hebben tijdens het noodgedwongen thuiswerken (zoals de meerwaarde van vrijheid, autonomie en flexibiliteit, maar tegelijkertijd ook de behoefte aan verbinding) speelt de werkomgeving een essentiële rol in deze terugkeerfase. Tegelijkertijd zien we ook de meerwaarde van werken op kantoor en samen werken op een fysieke locatie. We willen nu anders, omdat we hebben ervaren dat het anders kan. Wij juichen dat toe.’

Gebouwen faciliteren een bepaalde manier van werken en daarmee een specifieke cultuur. Een duidelijke keuze voor een andere manier van werken en organiseren zou zich dus ook moeten vertalen in een passend huisvestingsconcept, zodat nieuwe patronen beter blijven plakken en vanzelfsprekend worden.

Charlotte: ‘We moeten nu de moed hebben om de oude patronen die niet meer werken in de huidige tijd los te laten en nieuwe oplossingen te omarmen en te faciliteren. Draagvlak en het meenemen van de medewerkers in deze nieuwe manier van werken, zijn onlosmakelijk verbonden met innovatie op het gebied van huisvestingsconcepten. Een huisvestingsconcept gaat alleen werken als de medewerkers het zelf willen. Mensen willen immers wel veranderen, maar niet veranderd worden. De meerwaarde van onze integrale aanpak is in deze tijd meer dan ooit nodig. Maatwerk is onze standaard, en dat is precies wat organisaties nodig hebben bij de veranderingen die ze op dit moment doormaken.’

Nu moeten we de discussie op een hoger plan tillen en de volgende stap zetten: naar een toekomstbestendig huisvestingsplan en een gedragen organisatieplan. En dat is nou precies waar wij bij LSa zo goed in zijn en blij van worden. De valkuil in deze terugkeerfase is volgens Joost dat de crisisaanpak doorsijpelt naar kantoor. ‘Dat werkgevers denken: ik timmer een paar extra hokjes en dan ben ik hybride. Dat is niet zo. De lapmiddelen die in de crisis zo nodig waren, moeten beslist niet doorgezet worden op kantoor.’

Nieuw leiderschap

Een groot deel van de oplossing zit hem niet alleen in de aanpassing van het fysieke domein. ‘Gedrag is daarin net zo belangrijk als het combineren van de behoefte van de medewerkers met de visie van het management,’ stelt Charlotte. ‘Denk hierbij met name aan het met elkaar definiëren van “hoe willen wij als team of afdeling werken”, “wat betekent het thuiswerken en op afstand werken eigenlijk voor ons” en “hoe zorgen we voor sociale binding, kruisbestuiving, interactie”? Het antwoord op die vragen vertaalt zich in een fysieke omgeving die daarop aansluit en dat faciliteert. Het inrichten van een toekomstbestendige werkplek begint dan ook met een visie.’

Die nieuwe manier van werken vereist volgens Joost de bereidheid van leiders om voor hun visie te gaan staan en die uit te dragen. ‘Een belangrijk onderdeel van het nieuwe leiderschap is het ontwikkelen van een visie op het borgen van de sociale cohesie. Verbinding ontstaat doordat je je kunt identificeren met andere mensen. Hoe zorg je bijvoorbeeld dat nieuwe medewerkers onderdeel worden van het team en dat de cultuur en identiteit van de organisatie bewaard blijven? Hybride werken is een experiment en juist daarom is het belangrijk om mensen mee te nemen in het “waarom” van maatregelen. Dat zorgt voor meer draagvlak, goodwill en eigenaarschap.’

Advies

Het advies van beiden is dan ook: ‘Grijp deze fase aan als kans op reflectie en herrijking. Durf jezelf de grote vragen te stellen. Wie zijn we, wat willen we en hoe kan huisvesting onze cultuur en manier van werken faciliteren?’ En hierbij helpt LSa uiteraard graag. ‘We gaan al vele jaren met organisaties in gesprek over de daadwerkelijke vraag die achter de huisvestingsvraag ligt. En wij kunnen de passende huisvesting die we samen uitdenken ook echt creëren. Door onze mensgerichte aanpak waarbij we diverse lagen van de organisatie betrekken bij het ontwerp, faciliteren we tevens het proces van de organisatieontwikkeling.

Onze integrale aanpak van de harde en de zachte kant van het huisvestingsvraagstuk maakt dat de huisvestings- en organisatiekant elkaar versterken en ontwikkelen. Deze integraliteit is precies wat organisaties juist nu moeten zoeken voor hun huisvestingsvraagstuk. Kijk bijvoorbeeld naar dit nieuwe universiteit gebouw op de VU campus waar we mooie implementatieplannen en het hybride werken mogen doen met de gebruikers.’

De inhoud van dit artikel is overgenomen uit het interview van Joost Bonnema en Charlotte van der Linden in het magazine VG Visie Wintergasten.