Opdrachtgever: Faculteit der Bètawetenschappen VU & FCO (Vrije Universiteit Amsterdam, afdeling Facilitaire Campus Organisatie)
Locatie: Amsterdam

VU Bètafaculteit

Begin 2020 zijn de opleidingen Wiskunde, Informatica en Instituut voor Milieuvraagstukken van de Bètafaculteit op de VU campus in Amsterdam van het W&N gebouw verhuisd naar het Nieuwe Universiteitsgebouw. De werkomgeving in het Nieuwe Universiteitsgebouw bestaat uit een mix van open en gesloten werkplekken en gaat uit van een activiteitgericht werkplekconcept (AGW) waarin medewerkers flexibel en naar behoeften kunnen werken en waardoor de verwachting is dat toekomstige groei en krimp beter kan worden opgevangen.

Het nieuwe kantoor is een verbeterde, moderne werkomgeving. Echter de nieuwe omgeving gaat uit van een nieuw en flexibeler werkplekconcept waarin faciliteiten en werkplekken worden gedeeld. Dit is anders dan hoe medewerkers voorheen werkten, waardoor de werkstijl (werkroutines en gedragspatronen) en nieuwe AGW-werkomgeving nog niet op elkaar aansluiten.

Sinds maart 2020 is bovendien sprake van de Coronapandemie met alle maatregelen van dien. Dit heeft veel gevraagd van de medewerkers. Hierdoor is de organisatie nog niet echt geland in de nieuwe werkomgeving en heeft het proces van ‘het eigen maken’ van de werkomgeving nog onvoldoende kunnen plaatsvinden. Dit heeft impact op de manier waarop de werkomgeving wordt ervaren én straks misschien wordt gebruikt.

Implementatieplan voor de hybride manier van werken in de nieuwe werkomgeving

Medewerkers zijn noodgedwongen meer thuis en meer digitaal gaan (samen)werken. Het hybride werken is daarmee ook voor de VU en de medewerkers van de faculteit een belangrijk onderwerp geworden. Zij worden uitgedaagd om flexibel, thuis en digitaal te werken.

Net als alle andere organisaties hoopt de VU en de Bètafaculteit dat zij binnenkort weer mogen terugkeren naar kantoor. Dat is het moment om met de ’medewerkers nogmaals de werkomgeving (opnieuw) in gebruik te nemen en stil te staan bij hoe zij de omgeving kunnen en willen gebruiken. LSa maakt met de verschillende teams en onderdelen een implementatieplan voor de hybride manier van werken in de nieuwe werkomgeving.

De wens van de faculteit en de Facilitaire Campus Organisatie is om – binnen de overkoepelende werkwijze van het AGW-concept en het hybride werken – met de medewerkers hun werkstijl (activiteiten, werkpatronen) verder inzichtelijk te maken en in balans te brengen met de reeds gerealiseerde werkomgeving.

De opgave waar we mee gestart zijn, gaat uit van een omgeving die al is gerealiseerd voor de onderdelen IVM, Wiskunde en Informatica. Met de managers en medewerkers organiseren wij per organisatieonderdeel interviews en werksessies over de assen van de 5B’s: Bricks, Bytes, Behaviour, Branding en Broadcast.

Het doel:

  • inzicht krijgen in de kansen en uitdagingen;
  • de ‘eigen’ werkstijl definiëren conform het hybride werken gedachtegoed;
  • een daarbij behorend voorstel voor een implementatietraject
TeamV architecten, render

Resultaten

  • Succesvolle kennismakingen, kick-offs en gesprekken met betrokken partijen
  • Inzicht in wat goed geregeld is en waar knelpunten liggen
  • Transitieplan met vervolgstappen en prioriteiten om huisvesting en organisatie goed op elkaar te laten aansluiten

"Het is erg prettig om met LSa dit traject uit te voeren. We hebben korte en plezierige communicatielijnen en LSa heeft een luisterend oor voor onze wensen."

Esther van den Hengel - Directeur Bedrijfvoering Faculteit der Betawetenschappen, VU